Основные преимущества организованности — это повышение продуктивности и улучшение рабочей эффективности. Организация даёт ощущение контроля, что важно для управления временем, развития устойчивости к стрессу и улучшения общего самочувствия. Использование эффективного программного обеспечения для организации работы может усилить эти преимущества, позволяя эффективно упорядочивать задачи.
Организованность повышает концентрацию и уверенность в себе, а также помогает быстрее выполнять больше задач.
Статистика показывает, что отсутствие техник управления временем приводит к тому, что 32% людей теряют 1–2 часа в день, а 6% из них тратят до 6 часов в день. Согласно данным CDC, 80% расходов на здравоохранение отдельными людьми связаны со стрессом. Отсутствие организации часто является причиной стресса.
Использование инструментов для организации работы помогает справляться с этой проблемой, поддерживать порядок и снижать ненужный стресс. Ещё один отчёт Национальной ассоциации профессиональных организаторов отмечает, что работники теряют 40% рабочего времени из-за недостатка организационных навыков.
Применение инструментов для организации помогает расставлять приоритеты и достигать целей. Ниже представлены приложения, которые помогут вам оставаться организованными.
Лучшие инструменты для организации бизнеса
Chanty |
Chanty — это инструмент для организации работы, созданный, чтобы помогать компаниям улучшать коммуникацию и продуктивность команд. Это многофункциональный облачный инструмент для совместной работы с возможностями автоматизации и управления проектами.
Пользователи имеют неограниченные сообщения, могут планировать видеоконференции и беспрепятственно интегрировать применяемое приложение с другими инструментами.
Удалённые команды могут присоединяться к виртуальным встречам из любой точки на любом устройстве, а инструмент даёт сотрудникам возможность делиться записями экрана и скриншотами с коллегами. В каждом собрании может участвовать до 1 000 человек.
Пользователи могут выбрать бесплатный план для 5 человек или платить $3 за пользователя в год либо $4 за пользователя в месяц. Chanty работает на macOS, Android, iOS и Windows.
ProofHub |
ProofHub — это универсальный инструмент для организации работы, созданный, чтобы помогать компаниям в управлении проектами и командном сотрудничестве. Он позволяет сохранять контроль над вашей работой — от управления ежедневным расписанием до координации командной работы, отслеживания проектов и оптимизации совместной работы — всё в одном месте.
С ProofHub вы можете управлять всем: задачами, командами и клиентами. Это устраняет необходимость искать файлы, сообщения, проекты, отчёты и требования клиентов в разных местах. Помимо бесплатного пробного периода, ProofHub предлагает фиксированную цену с возможностью добавлять столько пользователей, сколько необходимо. ProofHub работает на macOS, iOS, Android и Windows.
Clariti
Приложение Clariti переопределяет эффективность организации работы, объединяя все необходимые инструменты для коммуникации и совместной работы в одной платформе. В отличие от традиционных инструментов, ориентированных на отдельные функции, Clariti интегрирует электронную почту, чаты, голосовые звонки, совместное использование документов и планирование событий в единую среду.
Особенность платформы — гибридные разговоры (hybrid Conversations) на базе ИИ, которые обеспечивают контекстное объединение всех связанных коммуникаций — писем, чатов и файлов. Это устраняет хаос и сокращает время, затрачиваемое на поиск информации. Такой упорядоченный подход позволяет командам сосредоточиться на приоритетах, не теряясь в разрозненных потоках общения.
Возможности ИИ Clariti выходят за рамки организации: они предоставляют данные в реальном времени для улучшения принятия решений и повышения продуктивности. Автоматическое группирование связанных взаимодействий позволяет поддерживать согласованность проектов и обсуждений, гарантируя, что ни одна критически важная деталь не будет упущена.
Встроенные инструменты, такие как голосовые звонки, демонстрация экрана и планирование (задач, звонков и событий), делают совместную работу максимально удобной, а интеграция с Zapier связывает платформу с тысячами других приложений. Это устраняет необходимость использовать несколько платформ, позволяя командам работать эффективнее и с меньшими отвлечениями.
Удобный интерфейс и автоматизация на базе ИИ делают платформу подходящей для бизнеса любого размера — от стартапов до крупных корпораций. Её способность адаптироваться к удалённой, офисной или гибридной модели работы обеспечивает гибкость и актуальность в современных динамичных условиях.
С Clariti организации могут наладить чёткую и контекстную коммуникацию, повысить продуктивность и создать более организованное и совместное рабочее пространство. Сочетание передового ИИ и интуитивных функций делает Clariti незаменимым инструментом для современных команд.
Any.do
Any.do помогает организовывать задачи и проекты в вебе, на ПК, мобильных устройствах и носимых гаджетах.
Приложение включает такие функции, как виртуальный помощник, календарь и рабочий чат, что делает его отличным выбором как для малого, так и для крупного бизнеса. Оно совместимо с iOS, Android, Windows и macOS, помогая людям и организациям управлять расписанием и добавлять новые задачи и события.
Приложение имеет удобный и привлекательный интерфейс и доступно как в бесплатной, так и в платной версии. Один из способов поддерживать организованность — содержать рабочее пространство в порядке, включая как физическое, так и цифровое. Удаление ненужных файлов помогает поддерживать документы в порядке.
Clean Email
Clean Email — это надёжный инструмент для управления электронной почтой, созданный, чтобы помогать пользователям контролировать свои почтовые ящики, облегчая очистку, организацию и эффективное управление большим количеством писем. Идеально подходит для уменьшения беспорядка, приложение позволяет организовывать почтовый ящик с помощью автоматических правил, которые сортируют, архивируют или удаляют сообщения в соответствии с выбранными критериями, экономя время и умственные ресурсы.
Доступный на Mac, iOS, Android и в вебе, Clean Email совместим со всеми почтовыми провайдерами на базе IMAP, обеспечивая беспрепятственный доступ с любых устройств. Это делает его отличным выбором для пользователей, которые работают на нескольких платформах и нуждаются в надёжном способе поддерживать порядок в почте в пути.
Clean Email предлагает все необходимые функции для поддержания почтового ящика в чистоте. Благодаря Умным папкам для удобной сортировки, функции Отписки от нежелательных рассылок и Автоочистке для автоматизации правил почтового ящика, приложение позволяет сосредоточиться на самом важном.
Конфиденциальность — приоритет для Clean Email: сервис создан для безопасной работы с данными электронной почты. Платформа обрабатывает письма таким образом, чтобы защищать информацию пользователя и гарантировать, что никакие данные не продаются и не передаются третьим лицам, обеспечивая спокойствие пользователей при управлении своими почтовыми ящиками.
Neo
Neo — это комплексный бизнес-инструмент, специально разработанный для предпринимателей и малого бизнеса. Он ориентирован на удобство использования, безопасность и надёжность сервиса. Это не просто почтовый сервис: Neo интегрирует управление электронной почтой с расширенными функциями, такими как управление календарём и планирование встреч. Это делает платформу идеальным выбором для бизнеса, занимающегося продажами, обслуживанием клиентов и маркетингом.
Neo предлагает функции, направленные на повышение профессионального имиджа и продуктивности предпринимателей и малого бизнеса. В первую очередь, это возможность создавать персонализированные корпоративные адреса электронной почты, что придаёт бренду профессиональный вид.
Например, можно создать адрес электронной почты вида yourname@yourcompany.co.site. Платформа также включает уведомления о прочтении писем, которые предоставляют ценную информацию о том, как получатели взаимодействуют с вашими письмами. Функция приоритетного почтового ящика обеспечивает выделение критически важных сообщений и лёгкий к ним доступ.
Neo интегрирует полноценную систему календаря для организации и управления временем, позволяя эффективно отслеживать задачи и встречи. Функция Neo Bookings дополнительно упрощает расписание, позволяя клиентам записываться на встречи в соответствии с вашей доступностью.
Эта функция аналогична платформам вроде Calendly. Создание онлайн-присутствия становится простым благодаря конструктору одностраничных сайтов Neo, который удобен в использовании и по функционалу схож с Wix.
Мобильные приложения для iOS и Android обеспечивают доступ к электронной почте и управление встречами в движении. Кроме того, Neo включает инструменты для email-маркетинга, позволяя эффективно взаимодействовать с аудиторией. Возможности платформы сопоставимы с программным обеспечением для рассылок, таким как Mailchimp.
Наконец, AI-ассистент по написанию писем значительно повышает продуктивность, помогая составлять тексты сообщений. Эта функция напоминает возможности продвинутых AI-инструментов, таких как ChatGPT.
Nextiva
Nextiva — это поставщик услуг VoIP, предоставляющий передовые и надёжные решения. Платформа предлагает неограниченные аудио- и видеоконференции, автоответчик, очереди звонков, инструменты командного взаимодействия, а также голосовую почту с пересылкой на электронную почту и SMS.
Даже самый базовый тариф обеспечивает пользователям неограниченные голосовые звонки, неограниченную интернет-факс-переписку и бесплатные локальные и бесплатные номера. Это делает Nextiva отличным решением VoIP для малого бизнеса.
Платформа гарантирует высокую надёжность — 99,99% времени работы, что означает, что ваши команды никогда не столкнутся с простоями, которые могут стоить продаж или ухудшить впечатление клиентов.
Кроме того, облачная АТС Nextiva позволяет управлять сервисом VoIP удалённо, повышая продуктивность команды.
Цены начинаются с очень конкурентного уровня за пользователя. Решение также предлагает масштабируемые тарифы и функции, которые растут вместе с вашим бизнесом по мере открытия новых офисов и обновления сценариев звонков.
Google Calendar
Google Calendar — одно из лучших приложений для организации работы, которое помогает структурировать день. Нужно лишь отметить дату и внести записи для расписания встреч и списков задач.
Календарь можно интегрировать со многими другими инструментами, такими как Salesforce, Trello, Slack, Google Tasks и Asana.
Приложение доступно бесплатно и совместимо со смартфонами, Mac и Windows. Для корпоративного использования предлагается пакет за $6 в месяц.
Инструмент помогает компаниям и отдельным пользователям вести продуктивный день через организацию встреч, планирование задач и управление рабочими делами.
Asana |
Asana — одно из отличных приложений для организации проектов. Интерфейс позволяет структурировать расписание проектов по приоритетам.
Далее можно разбивать задачи и распределять их между членами команды. Распределение задач важно для поддержания положительной командной культуры и эффективного сотрудничества.
Приложение имеет встроенные шаблоны, которые помогают быстро создавать новые проекты, организовывать задачи и отслеживать прогресс работы. Оно может быть интегрировано с большим количеством сторонних приложений, улучшая пользовательский опыт.
Совместимо с macOS, iPhone, Windows и Android. Приложение предлагает бесплатный базовый план, но пользователи могут перейти на премиум, бизнес или корпоративные тарифы.
ClickUp
ClickUp — высокооцененная платформа для управления проектами. Считается одним из организационных инструментов с широким спектром настроек и функций. Её можно использовать на Mac, смартфоне или Windows ПК бесплатно или платить за доступ к расширенным функциям.
Платформа помогает планировать проекты и задачи, вести чаты, устанавливать цели и просматривать списки. Это один из инструментов командной коммуникации, который позволяет общаться в режиме реального времени. Можно назначать комментарии, добавлять теги и связывать задачи.
Routine
Routine объединяет различные инструменты, такие как календари, списки задач, контакты и приложения для заметок. У него привлекательный дизайн, которым легко пользоваться и навигировать. Благодаря сочетанию нескольких функций нет необходимости переключаться между разными приложениями для создания заметок, планирования событий в календаре или управления задачами.
Инструмент совместим с Windows, Mac, iPhone и Android и доступен бесплатно. Календарь позволяет добавлять контакты как для отдельных людей, так и для компаний. Он помогает улучшить внутриперсональное общение внутри и вне организации.
Trello |
Trello — простое в использовании приложение для организации работы с интуитивно понятным дизайном. Оно предлагает различные доски и колонки, которые помогают структурировать задачи.
На досках есть колонки для задач «To-Do», «Doing» и «Done». Это позволяет перемещать задачи между колонками по мере их выполнения.
Например, когда приходит время начать работу над задачей из «To-Do», её можно переместить в колонку «Doing».
После завершения задачи её можно снова переместить в колонку «Done». В каждой колонке можно добавлять комментарии, метки и контрольные списки. Приложение работает на macOS, iOS, Android и Windows.
Todoist
Todoist — одно из приложений для организации работы, которое можно использовать для управления любыми задачами в компании или для личных нужд. С его помощью можно управлять проектами или планировать повседневные задачи.
На работе это отличный способ овладеть навыками командной работы, позволяя делегировать задачи и улучшать взаимодействие в команде.
Кроме того, приложение помогает легко отслеживать как личные, так и профессиональные проекты. Дома оно полезно для контроля повседневных дел, установки напоминаний о тренировках и задачах, а также для отслеживания заданий детей.
Приложение совместимо с Mac, Linux и Windows и доступно как в бесплатной, так и в платной версии.
24me
24me — одно из лучших приложений для организации работы, которое помогает структурировать весь день круглосуточно. Как умный персональный помощник, используемый миллионами людей и компаний по всему миру, оно централизует все ваши расписания для удобного доступа в дороге.
Приложение совместимо с Android, iOS, Mac и Windows. Оно идеально подходит для составления расписания встреч и назначений, управления задачами и даже для создания списков покупок.
Evernote |
Evernote помогает быстро находить идеи и фиксировать их. После сохранения все заметки можно синхронизировать между устройствами. Приложение работает с различными типами документов, такими как PDF, текст, сканы, изображения и аудио. Оно совместимо с Windows, macOS, iOS и Android.
Evernote позволяет создавать контрольные списки для упорядочивания работы. Приложение облегчает поиск заметок для редактирования или обновления. Можно искать по ключевым словам, датам и заголовкам. Приложение предлагает бесплатный план и платный план.
Dropbox
Dropbox включён в список инструментов для организации работы, так как он упрощает повторяющиеся задачи, которые часто занимают ваш день. Приложение используется с 2008 года и несколько раз улучшалось для повышения удобства использования.
Индивидуальные пользователи и профессионалы используют его для хранения и обмена файлами. Приложение помогает сотрудничать и объединять команду в виртуальном пространстве. Вы можете добавлять в него всё, включая видео, файлы и фотографии.
Функции приложения позволяют разбивать большие задачи на мелкие и распределять их по командам. Оно помогает давать и получать обратную связь от коллег. Можно делиться и просматривать более 150 типов файлов. Приложение работает на macOS, iOS, Android и Windows и доступно бесплатно.
CamScanner
CamScanner — это приложение для сканирования документов в любом месте. Оно превращает ваш Mac в сканер, независимо от того, где вы находитесь. С его помощью можно сканировать карты, фотографии и документы.
После сканирования изображения можно преобразовать в текст. Также можно использовать функцию автоматического кадрирования краёв, чтобы улучшить внешний вид сканированных документов.
Приложение позволяет делиться документами через разные каналы, такие как социальные сети или электронная почта. Можно использовать приложение бесплатно или выбрать платную версию. Оно совместимо с Android, Windows, iOS и Mac.
Active Inbox
Active Inbox — хороший выбор для пользователей с очень активными почтовыми ящиками. Электронные письма важны в бизнесе, так как они экономичны и способствуют коммуникации с клиентами.
По мере роста бизнеса количество писем в вашем почтовом ящике увеличивается. Если вы ежедневно получаете слишком много писем, их организация может стать сложной.
Становится труднее отделять приоритетные письма от менее важных и спама. Инструмент работает на Mac, Windows и Linux. Он интегрируется с вашим почтовым сервисом и позволяет поддерживать порядок в почтовом ящике. Можно настраивать группы писем по клиентам, датам, приоритетам и ответам.
Toggl Track |
Toggl — это инструмент для отслеживания времени для отдельных пользователей и групп. Он наиболее эффективен при использовании для контроля конкретных задач отдельных сотрудников и команд.
Приложение генерирует отчёты, которые помогают сотрудникам видеть, как они проводят время на работе каждый день. Если сотрудник забудет или не отметит своё время, приложение отправит уведомление, чтобы вы могли напомнить ему.
Также поступают уведомления о пропущенных ежедневных или еженедельных целях. Инструмент идеально подходит для отслеживания общего прогресса проектов.
По данным Toggl, приложение помогает повысить продуктивность сотрудников и прибыль компании на 25%. Его можно использовать для планирования проектов и распределения задач между сотрудниками. Бесплатно для до 5 пользователей. Совместимо с Mac, Android и iPhone.
Service Provider Pro
Service Provider Pro — это организационное приложение, которое является идеальным решением для поставщиков услуг, стремящихся привлекать клиентов, выставлять счета и управлять проектами. Благодаря встроенной интеграции с Stripe и PayPal вы готовы принимать платежи всего через несколько минут после настройки аккаунта.
Для управления проектами можно использовать встроенные задачи, чтобы равномерно распределять нагрузку между членами команды или внешними сотрудниками. Можно комментировать проекты в интерфейсе проекта, оставлять заметки для команды или отправлять сообщения клиенту.
Клиенты имеют доступ к различным функциям самообслуживания. Они могут общаться в проектах, расставлять приоритеты проектов, управлять подписками и даже самостоятельно проходить процесс onboarding через соответствующую страницу.
Clockify
Clockify используется для отслеживания времени и рабочих часов в проектах. Это бесплатное приложение, и оно не ограничивает количество пользователей. Оно работает с функцией отслеживания местоположения и записи экрана, фиксируя ваши действия на экране и определяя местоположение.
Администратор должен настроить параметры на каждом Mac. Каждый пользователь получает уведомление о конфиденциальности, на которое необходимо нажать, чтобы разрешить начало отслеживания.
Инструмент особенно полезен для сотрудников, которые работают в гибридном или удалённом формате. Работодатели могут объединять оплачиваемые часы, составлять рабочие графики и контролировать сроки выполнения проектов.
Приложение помогает компаниям избежать потери дохода, не оплачивая часы, которые сотрудники фактически не отработали. Инструмент совместим с Android, Windows, iOS и macOS.
Insider
Insider позволяет объединять данные о клиентах из разных каналов для создания уникального пользовательского опыта. С его помощью можно запускать всё — от email- и SMS-маркетинга до веб-пуш-уведомлений и поисковых функций на сайте с поддержкой ИИ. С Insider можно повысить привлечение и вовлечённость клиентов, одновременно снижая уровень оттока.
Одним из главных преимуществ инструмента является индивидуальное решение на базе ИИ, которое сочетает в себе разговорный, генеративный и предиктивный ИИ. Например, оно помогает создавать клиентские пути, оптимизированные для конверсий, или писать контент для кампаний.
Insider также объединяет данные более чем из 12 каналов, предоставляя 360-градусный обзор ваших клиентов. Используя исторические и актуальные данные, можно прогнозировать поведение потребителей. Это позволяет надёжно определять будущие покупки, уровень оттока или пожизненную ценность клиента.
Инструмент имеет более 100 интеграций, включая Facebook Ads, Google Analytics, Salesforce и Shopify.
Centus
Centus — это платформа для маркетинговой локализации, которая помогает бизнесу обращаться к глобальной аудитории с адаптированным и культурно релевантным контентом. Специализируясь на локализации программного обеспечения, переводе сайтов и управлении многоязычным контентом, Centus помогает брендам эффективно коммуницировать на различных рынках.
Адаптируя язык, тон и региональные нюансы, Centus обеспечивает, чтобы каждое сообщение находило отклик у местной аудитории, делая процесс глобального расширения бизнеса плавным и эффективным.
Платформа Centus упрощает сложность локализации, предлагая инновационные инструменты и команду языковых экспертов, стремящихся обеспечить высокое качество результатов. От адаптации контента до бесшовной интеграции с глобальными маркетинговыми стратегиями, Centus предоставляет комплексные решения для компаний, стремящихся построить сильное и единообразное признание бренда по всему миру.
Appy Pie Connect
Appy Pie Connect — это универсальная платформа автоматизации, созданная для упрощения рабочих процессов и бесшовной интеграции различных приложений. С удобным интерфейсом она предлагает широкие возможности настройки и функции, подходящие для разнообразных потребностей бизнеса.
Независимо от того, используете ли вы Mac, смартфон или Windows ПК, вы можете использовать функционал приложения бесплатно или выбрать премиум-планы для расширенных возможностей.
Этот инновационный инструмент позволяет пользователям автоматизировать задачи, соединять приложения и синхронизировать данные без усилий. От управления проектами до управления взаимоотношениями с клиентами, Appy Pie Connect обеспечивает плавную коммуникацию и сотрудничество в командах.
С функциями чата в реальном времени, назначения задач, добавления тегов и связывания задач платформа упрощает планирование и выполнение проектов.
Кроме того, благодаря интеграции с Tableau пользователи могут легко анализировать и визуализировать данные для получения ценных инсайтов, что делает Appy Pie Connect незаменимым инструментом для повышения продуктивности и эффективности.
Будь вы владельцем малого бизнеса или крупной компании, Appy Pie Connect — это решение для бесшовной интеграции приложений и автоматизации рабочих процессов.
Советы по максимальному использованию инструментов для организации работы
В Chanty мы считаем, что правильный инструмент, используемый правильным образом, может изменить всё. Дело не только в наличии инструментов, но и в том, чтобы уметь использовать их так, чтобы это соответствовало нашим потребностям — и вашим тоже.
Мы убедились, что лучший способ держать всё под контролем — настроить рабочие процессы под свои нужды. Речь не о следовании шаблону, а о кастомизации каждого шага. Прежде чем погрузиться в наши рабочие процессы, мы делаем шаг назад и думаем о том, какой хотим видеть наше рабочее пространство — не только о том, что инструмент может делать. Это сделало нашу работу более гладкой, интуитивной для каждого члена команды и значительно менее стрессовой.
Вот как мы это делаем:
- Настройте рабочие процессы: не довольствуйтесь стандартными шаблонами. Адаптируйте процессы под то, как вы работаете, а не наоборот.
- Сохраняйте порядок: разбивайте задачи с помощью тегов и категорий. Когда всё имеет своё место, вы тратите меньше времени на поиск и больше — на выполнение.
- Используйте шаблоны для повторяющихся задач: экономьте время с помощью шаблонов для рутинных действий. Повторять одно и то же проще, когда есть готовая структура.
- Автоматизируйте рутинные задачи: настройте автоматизацию для напоминаний и обновлений. Пусть инструменты выполняют рутинную работу, пока вы сосредотачиваетесь на действительно важном.
- Централизуйте коммуникацию: держите чаты и задачи в одном месте, чтобы не терять важную информацию, переключаясь между разными приложениями.
- Интегрируйте инструменты: соединяйте всё, что используете — от мессенджеров до календарей — чтобы рабочий процесс был плавным, а инструменты работали в гармонии.
- Регулярно пересматривайте и улучшайте процессы: корректируйте настройки по мере необходимости. То, что работало в прошлом месяце, сегодня может потребовать изменений — и это нормально. Постоянно улучшайте систему, чтобы она оставалась свежей и эффективной.
Когда мы используем инструменты обдуманно, мы не просто держим всё под контролем — мы опережаем события. В конечном итоге речь идёт о том, чтобы работать умнее, а не больше. И мы с радостью поможем вам достичь этого спокойствия.
Какие инструменты для организации работы выбрать для вашего бизнеса?
Инструменты для организации работы обладают тихой силой. Их простота даёт возможность сделать паузу и сосредоточиться на важном. С их помощью хаос повседневных задач становится упорядоченным и целенаправленным. Там, где была путаница, теперь царит ясность.
Когда вы используете их для демонстрации общей картины, они перестают быть просто разрозненными элементами. Например, с функцией отслеживания времени вы понимаете ритмы своей работы и замечаете, куда уходит время и где его можно использовать эффективнее.
Такие инструменты помогают командам работать как единое целое, где каждый знает, куда идти и как туда добраться. Всего несколькими нажатиями задачи назначаются, отслеживаются и выполняются. Нет догадок, нет вопроса «что дальше». Всё происходит в плавной последовательности.
В основе инструменты для организации работы не только экономят время, но и создают пространство. Они задают основу для креативности, концентрации и взаимодействия. Истинная ценность программ для организации работы заключается в способности превращать повседневные задачи в гладкий, лёгкий прогресс. С цифровыми инструментами организация рабочего дня перестаёт быть гонкой и превращается в приятное времяпрепровождение, где всё на своём месте, а лишний стресс исчезает.
